Sekretariát, podateľňa, registratúra, zverejňovanie a archív

Sekretariát patrí do priamej riadiacej pôsobnosti starostu obce a do pôsobnosti prednostu OÚ a plní najmä tieto úlohy: 

zodpovedá za registratúru úradu: 

• vedie spisovú agendu celého úradu v elektronickej podobe,
• prijíma a eviduje došlú poštu do centrálneho registratúrneho denníka,
• rozdeľuje došlú poštu pre jednotlivé referáty OÚ,
• prijíma na odoslanie poštu od jednotlivých referátov OÚ a zabezpečuje jej expedíciu,
• zabezpečuje styk s poštou,
• vypracováva a aktualizuje registratúrny plán a registratúrny poriadok,
• zabezpečuje archiváciu písomností a vykonáva starostlivosť o archívne dokumenty,
• obstaráva, eviduje, archivuje a likviduje pečiatky používané obcou,
• metodicky usmerňuje zamestnancov OÚ v rámci správy registratúry,
• zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry OÚ, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania,
• riadi registratúrne stredisko a zodpovedá za jeho činnosť,
• pripravuje návrhy na vyradenie písomností podľa znaku a doby uloženia z registratúrneho strediska,
• vyhotovuje ročný zoznam spisov a menný register,
• zabezpečuje vypožičiavanie spisov z registratúrneho strediska,
• vyzýva zamestnancov k odovzdaniu vybavených a uzatvorených spisov do registratúrneho strediska,
• zabezpečuje vyraďovanie registratúrnych záznamov, vyhotovuje zoznam spisov určených na vyradenie, ako aj návrh na vyradenie spisov,

zabezpečuje obsluhu telefónnej ústredne, 

prijíma podania, sťažnosti a petície a vedie ich osobitnú evidenciu,

vedie centrálnu evidenciu žiadostí a dokumentácie o sprístupnenie informácií, 

poskytuje formuláre klientom, informácie o ich vyplnení, preberá ich a po formálnej stránke kontroluje správnosť a úplnosť ich vyplnenia, 

preberá žiadosti o vyhlásenie oznamov v obecnom rozhlase, 

zodpovedá za: 

• organizáciu a prípravu všetkých porád a rokovaní starostu obce a prednostu OÚ, prípravu a spracovanie podkladov na rokovania a vyhotovuje z nich zápisy,
• sledovanie termínov plnenia úloh uložených starostom obce a prednostom OÚ a sumarizovanie týchto úloh,
• zostavenie denného programu starostu obce, harmonogramu rokovaní a návštev,

spracúva a sumarizuje odborné podklady z jednotlivých referátov OÚ, 

zabezpečuje prípravu a organizačné zabezpečenie zasadnutí obecného zastupiteľstva, 

vypracúva uznesenia z rokovaní obecného zastupiteľstva vrátane zápisníc, 

vedie evidenciu objednávok a zabezpečuje ich elektronizáciu a zverejňovanie, 

vedie evidenciu originálov všetkých uzatvorených zmlúv a zabezpečuje ich elektronizáciu a zverejňovanie, 

zabezpečuje a zodpovedá za povinné zverejňovanie údajov, 

prijíma úhrady správnych, miestnych poplatkov a daní a iných úhrad, 

zabezpečuje starostlivosť o vývesné skrinky obecného úradu, 

zabezpečuje nákupy v rámci rozpočtu v časti reprezentačné, 

zabezpečuje vyhlasovanie oznamov v miestnom rozhlase.